Ausweise und Verträge digital sichern: so bleibt eine Kopie übrig

Das BBK ordnet wichtige Dokumente in seinem Ratgeber nach dem, was sie belegen: eure Identität (Geburtsurkunde, Personalausweis), Besitz (Grundbucheinträge, Kaufverträge), finanzielle Ansprüche (Versicherungen), Qualifikationen (Schul- und Arbeitszeugnisse) und Rechte (Vollmachten, gerichtliche Entscheidungen). Dazu kommen Unterlagen mit wichtigen persönlichen Informationen wie Testamente, medizinische Befunde, der Impfausweis und Passwortlisten, außerdem eine Auswahl Fotos, die ihr nicht verlieren wollt.

Fürs Digitalisieren nennt die Verbraucherzentrale vor allem Ausweise, Urkunden und Verträge. Welche Papiere im Original in die Mappe gehören und wo eine einfache Kopie reicht, steht im Artikel Notgepäck und Dokumentenmappe.

Jeder Speicherort hat eine Schwäche, deshalb rät das BSI, wichtige Daten nicht nur an einem Ort abzulegen. Auch mit einer Cloud ist laut BSI nicht sicher, dass die Daten immer verfügbar sind: Technische Probleme oder ein Ausfall beim Anbieter können den Zugriff verhindern, und ein Dienst kann eingestellt werden. Sperrt der Anbieter euch aus dem Konto aus, können auch die Daten dort weg sein.

Wer eine Cloud nutzt, schaltet laut BSI am besten die Zwei-Faktor-Anmeldung ein, also einen zweiten Nachweis neben dem Passwort. Am sichersten ist es nach dem BSI, die Daten selbst zu verschlüsseln und den Schlüssel bei sich zu behalten.

Eine externe Festplatte gehört laut BSI an einen anderen Ort als der Rechner, dessen Daten darauf liegen, und wird nur zum Sichern angesteckt. Ein USB-Stick sollte nie die einzige Kopie sein: Die Verbraucherzentrale schrieb 2023, USB-Sticks seien deutlich kurzlebiger als Festplatten und würden mit dem Alter unter Umständen nicht mehr erkannt. Ein brauchbares Paar ist deshalb eine verschlüsselte Kopie in der Cloud und eine auf Festplatte oder Stick bei Verwandten.

Wer schon eine Festplatte oder einen Stick hat und die Kopien mit 7-Zip verschlüsselt, braucht nichts zu kaufen. Bequemer ist ein Stick, der selbst verschlüsselt und sich über eine eigene Tastatur entsperren lässt.

Wir haben den Kingston IronKey Keypad 200 mit 64 GB ausgewählt. Laut Datenblatt verschlüsselt er per Hardware mit XTS-AES 256 Bit, die PIN tippt ihr direkt am Stick ein. Laut Datenblatt ist er betriebssystemunabhängig und läuft unter Windows, macOS, Linux, ChromeOS und Android sowie an jedem System, das ein USB-Massenspeichergerät unterstützt. Wir lesen das so: Weil die PIN am Stick eingegeben wird, müsst ihr am Rechner nichts installieren. Das hilft, wenn ihr die Dateien an einem fremden Rechner öffnen müsst. Laut Datenblatt lassen sich eine Admin- und eine Benutzer-PIN anlegen. Er ist eine Kopie unter mehreren, nicht die einzige.

Die PIN gehört laut Anleitung an einen sicheren Ort: Geht sie verloren, gibt es laut Kingston keinen Zugriff mehr auf den Stick. Mit einer Admin-PIN lassen sich laut Anleitung die Daten abrufen und eine neue Benutzer-PIN anlegen, wenn die Benutzer-PIN vergessen ist. Sind beide vergessen, muss der Stick zurückgesetzt werden, und dabei werden alle Daten gelöscht. Dasselbe passiert laut Anleitung nach zehn falschen Eingaben der Admin-PIN hintereinander. Hat der Stick nur eine Benutzer-PIN, gilt das schon nach zehn falschen Eingaben dieser PIN. Bewahrt die PIN deshalb getrennt vom Stick auf, so wie das Passwort für eure Dateien.

Das BBK zählt Passwortlisten zu den wichtigen Dokumenten. Wer Passwörter notiert, sollte sie laut BSI unter Verschluss halten oder in einer verschlüsselten Datei ablegen. Das Passwort für eure verschlüsselten Kopien gehört nicht in dieselbe Datei. Nutzt ihr einen Passwort-Manager, hängt alles an einem Masterpasswort: Geht es verloren, sind laut BSI im schlechtesten Fall alle Daten weg.

Für den Personalausweis gilt eine eigene Regel. Die PIN der Online-Ausweisfunktion darf laut Personalausweisgesetz weder auf dem Ausweis stehen noch zusammen mit ihm aufbewahrt werden. Etwas anderes ist das Sperrkennwort aus dem PIN-Brief: Für den Anruf bei der Sperrhotline haltet ihr es laut BMI bereit. Legt es zu euren gesicherten Unterlagen, dann ist es da, wenn der Ausweis fehlt.

Eine Kopie ist kein Ausweis. Das Personalausweisgesetz verpflichtet euch ab 16 Jahren, einen gültigen Personalausweis oder Reisepass zu besitzen und ihn einer berechtigten Behörde auf Verlangen vorzulegen. Der Scan ändert daran nichts.

Bei anderen Papieren entscheidet die Stelle, die sie verlangt. Das BBK rät, bei der ausstellenden Institution nachzufragen, ob ein Dokument im Original oder als beglaubigte Kopie vorliegen muss, und Familienurkunden wie Geburts- und Heiratsurkunden im Original in die Mappe zu legen. Unterlagen, die Abstammung oder Identität belegen, etwa Geburtsurkunden und gültige Ausweise, solltet ihr laut Verbraucherzentrale niemals wegwerfen. Der Scan ist eine zweite Sicherung, kein Grund, das Original zu entsorgen.

Für Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung und Patientenverfügung gibt es seit dem 1. Oktober 2026 eine neue Möglichkeit: Im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer kann auf Wunsch ein Scan hinterlegt werden, den Ärztinnen, Ärzte und Betreuungsgerichte einsehen können. Hochladen können laut Verbraucherzentrale nicht Privatpersonen, sondern zum Beispiel Notare, Anwälte oder Betreuungsbehörden. Ob die Vollmacht noch gilt, zeigt das Register laut Bundesjustizministerium nicht, die Originalurkunde bleibt laut Verbraucherzentrale nötig.

Auf Reisen rät das Auswärtige Amt, Kopien von Pass und Personalausweis getrennt von den Originalen mitzunehmen und sie gegebenenfalls zusätzlich in einer Cloud abzulegen. Werden die Originale gestohlen, helfen die Kopien laut Auswärtigem Amt, sich gegenüber den deutschen Auslandsvertretungen auszuweisen.

Den Verlust müsst ihr laut Personalausweisgesetz unverzüglich anzeigen, das BMI nennt dafür das Bürgeramt oder die Polizei. Wer das unterlässt, handelt ordnungswidrig. Die Behörde veranlasst dann die Sperrung des Online-Ausweises.

Die Online-Funktion allein lasst ihr rund um die Uhr über die Sperrhotline 116 116 sperren. Die Nummer ist laut BMI aus dem deutschen Fest- und Mobilfunknetz und aus dem EU-Ausland gebührenfrei. Außerhalb der EU wählt ihr +49 116 116 oder +49 30 40 50 40 50, gebührenpflichtig. Haltet das Sperrkennwort aus dem PIN-Brief bereit. Taucht der Ausweis wieder auf, meldet ihr das persönlich beim Bürgeramt; entsperren lässt sich die Funktion nur persönlich, nicht am Telefon.